Wydawałoby się, że harcerze, a w szczególności instruktorzy mają planowanie w małym palcu. Każdy z nas przygotował przecież niejeden plan zbiórki, biwaku, obozu, czy śródroczny plan swojej jednostki. Strategie planowania mamy już we krwi. Wiemy, że trzeba zacząć od tego, na czym stoimy, potem wyznaczamy cele, na końcu dobieramy formy i przygotowujemy harmonogram. Okazuje się jednak, że taki model planowania nie zawsze przynosi spodziewane efekty. Bardzo często zdarza się nam, że jakieś złożone zadanie opóźnia się w realizacji, nie wiemy, na czym stoimy, czy mamy jeszcze dużo czasu, czy raczej powinniśmy przyspieszyć. Jednocześnie mamy wrażenie, że dany „projekt” wymyka nam się z rąk. I wtedy właśnie przychodzi nam z pomocą metoda, która ma na celu właśnie opanowanie złożonych przedsięwzięć, które są rozciągnięte w czasie, czyli właśnie „projektów”. Poniżej postaram się Wam na znanym Wam wszystkim przykładzie opisać, jak można taką metodę wykorzystać w praktyce.
Strategia Vonneguta, czyli planowanie od końca! Tak, od końca właśnie! :)
Pewien dwudziestowieczny amerykański pisarz science-fiction imieniem Kurt Vonnegut miał bardzo ciekawą metodę pisania swoich powieści. Najpierw wymyślał zakończenie swojej historii, a następnie wyobrażał sobie, jakie wydarzenia i działania musiały poprzedzić efekt końcowy, aby krok po kroku do niego doprowadzić. Od jego nazwiska wzięła nazwę ta specyficzna strategia planowania, czyli strategia Vonneguta.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy komendantem obozu. Do wyjazdu pozostało kilka miesięcy, lecz my nie wiemy, za co się zabrać. Mamy co prawda w głowie listę rzeczy do przygotowania, wiemy, że będzie potrzebne miejsce, kadra, sprzęt, ale nie wiemy, które z naszych działań zabierze najwięcej czasu i za które musimy zabrać się w pierwszej kolejności. Z pomocą przyjdzie nam właśnie strategia Vonneguta!
Jednym z pierwszych kroków w organizacji obozu jest ustalenie jego terminu. W naszym wypadku będzie to lipiec 2015. Dokładnych dat jeszcze nie znamy, ale jako punkt odniesienia wystarczy. Żeby zrozumieć tę specyficzną logikę planowania proponuję, abyśmy przeszli kilka pierwszych, podstawowych kroków:
Cel: W lipcu jedziemy na obóz.
Pytanie 1: Co się musi zadziać przed lipcem, żebyśmy mogli na ten obóz pojechać?
Odpowiedź: Muszę mieć kadrę obozu, muszę mieć miejsce, muszę mieć fundusze na jego zorganizowanie, uczestników, muszę zatwierdzić wyjazd w okręgu i kuratorium, muszę mieć sprzęt, na którym pojedziemy, muszę mieć transport, drewno etc.
Pytanie 2: Co się musi zadziać, abym przed wyjazdem na obóz miał te wszystkie rzeczy?
Odpowiedź: Muszę odpowiednio wcześnie ustalić skład obozu, muszę na czas mieć odpowiednią kadrę, zebraną dokumentację, muszę zorganizować zwiad obozowy, podpisać umowy z odpowiednimi władzami / partnerami / kontrahentami.
Do każdej z tych kategorii (sprzęt, dokumentacja, skład, kadra, miejsce, program) zadajemy taki zestaw pytań dodając jednocześnie podstawowe pytanie: ile czasu zajmie załatwienie danej kwestii, a w rezultacie otrzymamy czas, kiedy powinniśmy daną sprawę zacząć załatwiać!
WBS (Work Breakdown Structure) – Struktura podziału pracy, czyli nieskończone drzewo zadań!
Jak pewnie zauważyłeś, zastosowanie powyższej logiki powoduje, że główny cel zaczyna nam się „rozgałęziać” na mniejsze cele operacyjne, zaś te cele rozdzielają się na coraz to mniejsze zadania. Tym właśnie jest „WBS”, czyli po polsku struktura podziału pracy. To nic innego jak lista celów, czy zadań o drzewiastej strukturze, których wykonanie doprowadza do efektu końcowego. Poniżej postaram się przedstawić bardzo podstawową strukturę podziału pracy charakterystyczną dla obozu harcerskiego:
- Obóz
- Miejsce
- Zwiad
- Woda
- Badanie
- Kadra
- Kucharz
- Opieka medyczna
- …
- Drużyny
- Termin
- Dokumentacja
- Plany pracy
- Ubezpieczenie
- Zatwierdzenie w okręgu
- Karty uczestników
- Książeczki pracownicze
- …
- Finanse
- Preliminarz
- Wpłaty
- Dotacja
- …
- Sprzęt
- Namioty
- Sprzęt kuchenny
- Miejsce
Lista zadań to jeszcze nie harmonogram, czyli rzecz o wykresie Gantta
Stworzenie takiej listy zadań to dopiero połowa drogi, która odbywa się głównie w głowie. Po stworzeniu listy wiemy już, jakie zadania mamy do wykonania i na jakie mniejsze zadania się one dzielą. Następnie musimy to wszystko jakoś zapisać, żeby nie pogubić się w gąszczu szczegółów, terminów, list „to do” (czyt: do zrobienia). Tutaj z pomocą przyjdzie nam diagram Gantta. Nazwa tego typu metody zapisu przebiegu projektów pochodzi od Henry’ego Gantta, choć ciekawostką może być, że pierwszym ich użytkownikiem, a w zasadzie twórcą był Polak, Karol Adamiecki, który jednak nie opublikował wyników swojej pracy. Ale do rzeczy.
Wykres Gantta to nic innego, jak graficzny zapis połączenia strategii Vonneguta i WBS-u. Podstawą zapisu są tak zwane „balkoniki”, czyli prostokąty. Jego oś poziomą stanowi czas, zaś pionową zadania, które mamy do wykonania. Poszczególne nasze działania zaznaczamy na osi czasu prostokątami w ten sposób oznaczając, kiedy odbywa się dane działanie i ile trwa. Istotne momenty, czyli tak zwane „kamienie milowe” oznaczamy rombami, które wyznaczają nam poszczególne deadline’y, czyli punkty graniczne.
Poniżej podstawowy wykres Gantta:
Oraz krótki filmik opowiadający, jak taki wykres można wykonać przy pomocy Excela:
[embedyt]https://www.youtube.com/watch?v=gjkWYtGx9EE[/embedyt]
Gotowe! Co dalej?
Gdy przygotujemy już harmonogram prac, warto wyposażyć go w dodatkowe kolumny, które pozwolą nam dalej pracować z tym naszym harmonogramem i zarządzać przygotowaniami do naszego obozu. Jedną z podstawowych kolumn pozycji może być kolumna o tytule „odpowiedzialny”, która pozwoli nam podzielić pracę pomiędzy poszczególne osoby, a także rozliczać je z poszczególnych zadań. Dodatkową pomocą mogą być światła uliczne, o których krótko poniżej.
Co mają światła uliczne do obozu harcerskiego? Bardzo wiele!
Jeśli wszystkie nasze zadania rozłożone w czasie wyobrazimy sobie jako drogę, zaś poszczególne kroki na tej trasie jako skrzyżowania, wtedy dobrze zrozumiemy koncepcję świateł ulicznych. W ustalaniu statusu wykonania danego zadania możemy użyć trzech następujących kolorów:
[mks_icon icon=”fa-car” color=”#81d742″ type=”fa”] Zielony – zadanie niezakłócone, realizowane zgodnie z harmonogramem. Przykład: Mamy zebrane wszystkie karty uczestników, a pojutrze zatwierdzenie obozu w okręgu.
[mks_icon icon=”fa-car” color=”#eeee22″ type=”fa”] Żółty – zadanie zagrożone, obarczone ryzykiem niewykonania, trzeba powziąć dodatkowe środki ostrożności, aby je wykonać. Przykład: Dwa miesiące przed obozem nie mamy kucharza.
[mks_icon icon=”fa-car” color=”#dd3333″ type=”fa”] Czerwony – zadanie niemożliwe do wykonania w danej chwili. Potrzeba eskalacji do wyższej instancji. Przykład: Budżet obozu się nie domyka. Trzeba rozważyć połączenie z innym obozem etc.
Czy to już koniec? Nie, to dopiero początek!
Powyżej przedstawione narzędzia mogą skutecznie ułatwić przygotowanie się do pierwszego obozu w roli komendanta, czy zdobycia wymarzonej kategorii drużyny. Takich narzędzi jest jeszcze więcej (ścieżka krytyczna, zarządzanie ryzykiem…). Nic jednak nie zastąpi myślącego instruktora, który mądrze będzie korzystał z dostępnych mu narzędzi. Dzisiejszy świat daje wiele możliwości i wzorców, które są na wyciągnięcie ręki. Wszechogarniająca nas technologia pomaga opanować mnogość zadań, które często trzeba wręcz „symultanicznie” wdrażać w życie. Czasem więc warto „wyrzucić” z głowy niektóre zadania i mądrze je zapisać, a następnie korzystać z tak przygotowanego planu, aby nie zwariować i nie wpaść w pułapkę goniących terminów i spraw, które trzeba załatwić „na cito”. Powodzenia!
foto: moonrisekingdom.com
